Da wir häufig umziehen, versuche ich die Anzahl der Haushaltsgegenstände zu gering zu halten wie möglich. In meinem Büro hatten sich viele Aktenordner angesammelt mit Dokumenten, Rechnungen, Artikeln, Urkunden usw. Trotz sorgfältiger Beschriftung dauerte es immer länger, ein bestimmtes Dokument zu finden. Irgendwann wurde es mir zuviel: Ich scannte alles ein und speicherte die Dokumente als PDF auf meinem NAS.
So weit, so gut.
Mit der Zeit stellte ich aber fest, dass selbst gut gewählte Verzeichnis- und Dateinamen nur bedingt weiterhelfen, ein bestimmtes Dokument wiederzufinden. In welchem Order liegt der Gesundheitsbericht? Unter Rechnungen, dem Vornamen des Familienmitglieds oder allgemein unter Gesundheit? In welchem Jahr war dasnoch mal? Die Windowssuche hilft – manchmal. Sie kann aber auch langsam sein und erzeugt oft viele falsche Treffer. Außerdem war mein NAS nicht wirklich kompatibel mit der Windows-Indexierung.
Also suchte ich im Internet nach Tools, um meine PDF- und Office-Dokumente zu organisieren, möglichst auch mit der Option, Fotos und Musikdateien einzuschließen. Ich fand eine große Anzahl von Dokumentenmanagement-Software. Die besseren sind ziemlich teuer und z.T. recht kompliziert in der Nutzung. Es gibt auch ein paar Opensource-Lösungen. Alle haben aber gemeinsam, dass sie Datenbank-basiert sind und die ursprünglichen Dateien nicht verändern. Wenn man also irgendwann die Software wechselt, muss man wieder von vorne anfangen mit dem Taggen! Das wollte ich auf jeden Fall vermeiden.
An dem Punkt entschied ich, eine passende Anwendung selbst zu programmieren. Das Ergebnis ist WibTag – eine einfache und schnelle Anwendung, mit der alle relevanten digitalen Dokumente visuell unterstützt dauerhaft getaggt und wiedergefunden werden können. Und zwar von allen Anwendungen, die mit Tags umgehen können, einschließlich der Windows-Suche.
Ich hoffe, du findest WibTag so nützlich wie ich.